Wywiązywanie się z obowiązków płatnika składek ZUS nierozerwalnie wiąże się z koniecznością pracy z programem PŁATNIK. Umożliwia on tworzenie, weryfikację i wysyłanie zusowskich dokumentów ubezpieczeniowych.
W niniejszym artykule zamieszczamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania związane z obsługą omawianej aplikacji i przygotowywania za jej pomocą konkretnej dokumentacji.
Pytania dotyczące programu Płatnik 10.02.002:
Czy nowa wersja Płatnika obsługuje zarówno nowe, jak i „stare” (obecne) wersje plików KEDU?
Nowa wersja programu Płatnik obsługuje także stare KEDU. Po wczytaniu starego KEDU zostanie ono przekonwertowane do nowej postaci.
Gdzie w programie Płatnik zapisana jest informacja o złożeniu dokumentu ZUS OSW?
Informacja o złożeniu dokumentu ZUS OSW jest zapisana w kartotece płatnika na zakładce „Inne dane” w bloku „Oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych”. Zapisana jest tam data złożenia dokumentu ZUS OSW.
W jakim celu wprowadzono „Kalkulator najniższej podstawy wymiaru składek”?
Na potrzeby wyliczenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na dokumencie ZUS DRA cz. II i ZUS RCA cz. II przygotowano kalkulator, który umożliwia poprawne wyliczenie kwoty podstawy po wprowadzeniu: wysokości przychodu oraz liczby dni prowadzenia działalności przez płatnika w poprzednim roku kalendarzowym. Z pomocą kalkulatora możesz wyliczyć kwotę najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w oparciu o liczbę dni wprowadzoną samodzielnie lub też ustaloną przez nas. Liczba dni prowadzenia działalności wyznaczona przez ZUS znajduję się w kartotece płatnika. Weryfikację poprawności wyliczenia tej kwoty zrobimy w oparciu o liczbę dni prowadzenia działalności ustaloną przez nas, na podstawie prawidłowo przetworzonych dokumentów zgłoszeniowych.
Co oznacza na dokumencie ZUS DRA cz.II/ ZUS RCA cz.II komunikat błędu z numerem 68006001? Treść błędu 68006001 „W danych ZUS brak zgłoszenia z kodem tytułu osoby wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne”.
Aby poprawnie wypełnić dokument ZUS DRA cz. II/ ZUS RCA cz. II przed wypełnieniem dokumentu upewnij się, że zostały poprawnie zewidencjonowane w ZUS zgłoszenia z kodem tytułu ubezpieczenia umożliwiającym skorzystanie z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne. W tym celu wykonaj aktualizację danych i sprawdź zapisy w kartotece ubezpieczonego – czy występują informacje dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń z kodem 05 90 lub 05 92.
Gdzie w programie Płatnik znajdę informacje o liczbie dni prowadzenia działalności w danym roku?
Liczba dni prowadzenia działalności wyznaczoną przez nas znajdziesz w kartotece płatnika na w zakładce „Dane do wyliczeń i weryfikacji”.
Czy dokument DRA cz.II może być przekazany do ZUS w odrębnym zestawie?
Jeśli przekazujesz pierwszorazowy dokument ZUS DRA cz.II, to taki dokument musi być przekazany w zestawie razem z dokumentem ZUS DRA.
Czy wersję 10.02.002 mogę zainstalować na wersję poprzednią 10.01.001?
Wersję 10.02.002 można instalować zarówno na wersję poprzednią tj. 10.01.001, jak i na komputerze, na którym nie jest zainstalowany program Płatnik w wersji poprzedniej.
Po zainstalowaniu wersji 10.02.002 przy próbie podłączenia bazy danych występuje komunikat dotyczący konwersji bazy. Z czym jest to związane?
Zmiany funkcjonalności programu Płatnik – w tym wprowadzenie obsługi nowych formularzy ZUS oraz rozszerzenie zakresu informacji przechowywanych w kartotece ubezpieczonego – powodują konieczność dokonania odpowiednich modyfikacji w strukturze bazy danych. Dlatego też konieczne jest uruchomienie funkcji konwertującej bazę danych, która była utworzona w poprzedniej wersji programu. Zgodność wersji bazy danych z wersją programu Płatnik sprawdzana jest każdorazowo przy nawiązywaniu połączenia z bazą. W sytuacji, gdy wersja bazy jest starsza niż wymagana przez bieżącą wersję programu, konwersja uruchamiana jest automatycznie. Wymóg konwersji dotyczy zarówno bazy roboczej jak i bazy archiwum. Z uwagi na konwersję bazy, dodaj do nazwy bazy numer wersji programu Płatnik, w formacie „bez kropek” np. 10_02_002. Po przekonwertowaniu bazy danych do wersji wymaganej przez program Płatnik 10.02.002 nie będzie możliwości pracy z bazą za pomocą poprzednich wersji programu. W przypadku, gdy przed instalacją programu Płatnik wersja 10.02.002 nie był odinstalowany program Płatnik wersja 10.01.001 instalator przechwytuje ustawienia poprzedniej wersji programu (w tym ustawienia bazy danych).
Po co przy konwersji bazy danych do wersji 10.02.002 tworzona jest kopia bazy danych?
Po uruchomieniu funkcji konwersji program Płatnik proponuje utworzenie kopii bezpieczeństwa bazy danych w stanie przed konwersją. Ze względu na bezpieczeństwo danych zalecane jest utworzenie takiej kopii.
Na jednym stanowisku jest zainstalowana już wersja 10.02.002 na pozostałych jeszcze wersja 10.01.001; wszystkie stanowiska korzystają z tej samej bazy danych. Czy trzeba wszędzie instalować wersję 10.02.002?
Jeśli wszystkie stanowiska korzystają z tej samej bazy danych, to wszystkie stanowiska powinny mieć zainstalowaną tę samą wersję programu z uwagi na konwersję bazy danych jaką wykonuje wersja 10.02.002.
W jakiej lokalizacji jest tworzona kopia bezpieczeństwa bazy przez program Płatnik w czasie konwersji bazy danych?
Kopia bezpieczeństwa bazy MS Access tworzona jest w tej samej lokalizacji, w której znajduje się konwertowana baza. Kopia zapasowa bazy MS SQL Server tworzona jest zawsze na serwerze przy wykorzystaniu mechanizmu archiwizacji MS SQL Server.
Czy dokument ZUS RPA może być przekazywany do ZUS razem z innymi dokumentami?
Dokument ZUS RPA powinien być przekazany do ZUS wraz z kompletem dokumentów rozliczeniowych. Identyfikator dokumentu ZUS RPA powinien być taki sam jak pozostałych dokumentów rozliczeniowych znajdujących się w zestawie (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Dokumentu ZUS RPA nie przekazuj z dokumentami zgłoszeniowymi.
Raport ZUS RPA szerzej omawialiśmy w tekście: Imienny raport miesięczny ZUS RPA w pytaniach i odpowiedziach.
Gdzie w programie Płatnik znajdę informację o złożeniu za ubezpieczonego raportu ZUS RIA?
Wysłane dokumenty ZUS RIA widoczne są w dodanym widoku ZUS RIA (boczny pasek ikon). Natomiast w kartotece płatnika, na zakładce „Inne dane” zapisana jest tylko informacja o przekazaniu pierwszego raportu.
Pozostałe pytania:
1. Do czego służy w kartotece płatnika funkcja „Anuluj potwierdzenie danych z ZUS” ?
Począwszy od wersji programu Płatnik 9.01.001 istnieje możliwość anulowania potwierdzenia kartoteki płatnika o statusie „Potwierdzona w ZUS”. Operacja taka powoduje zmianę statusu kartoteki płatnika oraz wszystkich jego ubezpieczonych na „Niepotwierdzona w ZUS” oraz usunięcie dodatkowych danych płatnika i ubezpieczonych dostępnych w ZUS dla kartotek potwierdzonych. Brak tych danych może wpłynąć na wyniki weryfikacji dokumentów dlatego dla kartotek niepotwierdzonych w ZUS zablokowana jest możliwość elektronicznej wysyłki dokumentów.
2. Czy po pobraniu danych z ZUS uzyskam informacje co zostało pobrane z ZUS?
W programie Płatnik po pobraniu danych z ZUS są dostępne dwa rodzaje raportów z pobrania danych z ZUS, tj. raport szczegółowy z pobrania danych i raport aktualizacji.
3. W jaki sposób jest realizowane pobieranie danych płatnika z bazy ZUS ?
Za pomocą programu Płatnik można pobierać dane z bazy ZUS z uwzględnieniem poniższych zasad.
I. Zasady automatycznego pobierania danych do bazy programu Płatnik:
1. W sytuacji, gdy w bazie programu Płatnik nie występują dokumenty rozliczeniowe przygotowane do wysłania (w statusie wprowadzonym) wówczas domyślnie podczas aktualizacji następuje:
a) pobranie danych ubezpieczonych z kont, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w ostatnich 6 miesiącach
b) pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: bieżący (tj. zgodny z ustawieniami w Płatniku) oraz poprzedni (o jeden wcześniejszy)
2. W sytuacji, gdy w bazie programu Płatnik występują dokumenty rozliczeniowe w statusie wprowadzonym wówczas dodatkowo:
a) pobrane zostaną z ZUS komplety rozliczeniowe za okres odpowiadający okresowi wynikającemu z dokumentów wprowadzonych oraz za okres o jeden wcześniejszy.
b) pobrane zostaną dane z kont ubezpieczonych, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w okresach wynikających z podpunktu 2a
3. W sytuacji, gdy pobieranie danych zostało zainicjowane poprzez tworzenie Informacji miesięcznej/Informacji rocznej (IM/IR), wówczas zakres kompletów rozliczeniowych, jakie powinny zostać pobrane z ZUS, zostanie określony przez okres rozliczeniowy podany w IM/IR. Dodatkowo pobrane zostaną również dane z kont ubezpieczonych, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w okresach wynikających z kompletów.
II.W programie Płatnik przewidziano również możliwość aktualizacji danych na żądanie. W takiej sytuacji użytkownik wskazuje kartoteki ubezpieczonych, dla których oczekuje pobrania danych z kont, dodatkowo można pobrać komplety rozliczeniowe zmieniając ustawienia okresu w ustawieniach programu (zmiana okresu – wtedy zgodnie z 1b).
3. W jaki sposób jest tworzona Informacja miesięczna i Informacja roczna?
Informacje dla osób ubezpieczonych są tworzone na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS.
4. Dlaczego podczas wysyłki zestawu z dokumentami jest uruchamiana aktualizacja i czy można ja wyłączyć?
Podczas wysyłki zestawów program sprawdza, czy w bazie znajdują się:
– aktualne parametry wymagane do poprawnej pracy systemu weryfikacji (biblioteki, słowniki itp.)
– aktualne dane płatnika i ubezpieczonych.
Jeśli dane te będą aktualne, proces pobierania nie zostaje uruchamiany.
Zaleca się aktualizację danych w kartotekach płatnika i ubezpieczonych przed przystąpieniem do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Przygotowanie dokumentów na podstawie aktualnych danych utrzymywanych w ZUS umożliwi poprawną ich weryfikację podczas wysyłania zestawu do ZUS .
Aktualizacji podczas wysyłki nie można wyłączyć.
5. W jakiej sytuacji Program Płatnik zaproponuje utworzenie dokumentu ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodzin?
Program Płatnik poinformuje użytkownika o konieczności utworzenia dokumentów wyrejestrowania członków rodzin przy następujących operacjach:
– po utworzenie dokumentu ZUS ZWUA przy jego zamknięciu tj. wybranie na dokumencie ZUS ZWUA w menu Dokument operacji -Zapisz i zamknij lub operacji –Zapisz,
– po zaimportowaniu dokument ZUS ZWUA przy jego zamknięciu tj. wybranie na dokumencie ZUS ZWUA w menu Dokument operacji -Zapisz i zamknij lub operacji –Zapisz.
6. Do czego służy na raportach funkcja „ Usuń powtarzające się pozycje raportu”?
Funkcja służy do usunięcia pozycji raportów, w których nie zostały wykonane żadne zmiany. Komplet korygujący powinien składać się wyłącznie z pozycji, w których dane uległy zmianie w stosunku do raportów wcześniej przesłanych. Nie należy wysyłać raportów, w których dane się nie zmieniły.
7. Co gdy do kartoteki płatnika pobrane zostały nieprawidłowe dane np.: numery rachunków bankowych lub brak jest adresów lub adresy są nieprawidłowe?
Należy sprawdzić, czy zostały przekazane do ZUS poprawne dokumenty. Jeżeli nie – to należy przekazać do ZUS:
– dokument ZUS ZBA, który zmieni numer rachunku bankowego,
– dokument ZUS ZFA/ZUS ZPA, który zmieni adres siedziby firmy lub ZUS ZAA, który zmieni adres prowadzenia działalności.
Szczegółowe informacje zawarte są w poradniku: „Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych” dostępnym na stronie www.zus.pl w zakładce ZUS na skróty/Poradniki, ulotki.
8. Co w sytuacji, gdy ubezpieczony, który aktualnie jest zatrudniony po pobraniu danych z ZUS ma status „Niepotwierdzony w ZUS”?
Należy upewnić się, że ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń dokumentem ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Jeżeli dokument zgłoszeniowy został przekazany do ZUS i jego Status przetworzenia w ZUS to „Przetworzony” należy skontaktować się ze swoim konsultanetem lub kontaktując się z COT pod nr telefonu 22 560-16-00 (dla telefonów stacjonarnych i komórkowych, opłata za połączenie jest zgodna z planem taryfikacyjnym danego operatora).
9. Po jakim okresie będzie widoczna w kartotece ubezpieczonego zmiana dokonana za pomocą dokumentów zgłoszeniowych np. zgłoszenie nowego kodu ubezpieczenia, zgłoszenie lub wyrejestrowanie członka rodziny?
Standardowo zmiana tego typu jest widoczna w kartotece ubezpieczonego następnego dnia po przekazaniu dokumentów do ZUS. Warunkiem jest przekazanie dokumentów do godź. 16:00. W przeciwnym wypadku kartoteki zostaną zaktualizowane kolejnego dnia.
10. Dlaczego są nieaktywne koperty w zestawach korygujących, aby odznaczyć osoby, których nie chce się wysyłać?
Jeśli kartoteka płatnika ma status „”Potwierdzona w ZUS”” to nie ma możliwości zaznaczania kopertami jaki raport chcemy wysłać do ZUS. Do usuwania raportów, w których nie wykonujemy zmian i których nie chcemy przekazywać do ZUS służy wtedy na raportach opcja dostępna w menu Narzędzia – „Usuń powtarzające się pozycje raportu.”
11. Podczas weryfikacji wysyłanego zestawu pojawia się błąd dot. powtórzonych pozycji raportu. Czy istnieje możliwość usunięcia takich powtórzonych pozycji i gdzie to można zrobić?
Wersja programu Płatnik 9.01.001 wprowadziła modyfikację w postaci nie wysyłania w zestawie korygującym wszystkich pozycji a jedynie tych, których dotyczy zmiana. Jeśli weryfikacja zestawu zwróciła błąd o powtórzonych pozycjach raportów należy powtarzające się pozycje raportów usunąć . W tym celu należy wrócić do dokumentu, którego ten komunikat dotyczył i z menu Narzędzia wybrać „Usuń powtarzające się pozycje raportu”.
12. Dlaczego nie można zweryfikować kartoteki ubezpieczonego?
Zweryfikować można jedynie te kartoteki, których status jest oznaczony jako „Niepotwierdzona w ZUS”. Kartoteki ubezpieczonych o statusie „Potwierdzona w ZUS” nie podlegają weryfikacji.
13. Gdzie mogę wprowadzić dane o wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe?
Jeżeli Kartoteka płatnika nie została potwierdzona w ZUS, to stopę procentową na ubezpieczenie wypadkowe należy wpisać w Rejestrze płatników, otwierając dane płatnika, w zakładce Inne dane (zostaną przypisane płatnikowi na stałe) lub w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (zostaną przypisane płatnikowi tylko w tej deklaracji rozliczeniowej). Natomiast po pobraniu aktualizacji danych, wartość stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe będzie pobierana z ZUS.
14. Czy utworzą się automatycznie dokumenty ZCNA dla dzieci, zwalnianych pracowników?
Jeśli jest wyrejestrowywany ubezpieczony za pomocą dokumentu ZUS ZWUA, to Program Płatnik zaproponuje użytkownikowi utworzenie dokumentu ZUS ZCNA, który wyrejestruje zgłoszonych przez tego ubezpieczonego członków rodziny – którzy znajdują się w kartotece u tego ubezpieczonego.
Jeżeli dokument ZWUA zostanie zaimportowany z programu zewnętrznego, to można uruchomić funkcję „Dokumenty wyrejestrowania członków rodzin ZUS ZCNA” dostępną w menu Narzędzia -> Twórz dokumenty.
15. Z jakimi danymi będzie tworzony dokument ZUS ZCNA podczas wyrejestrowania ubezpieczonego?
Dokument ZUS ZCNA będzie zawierał dane członków rodzin pobrane z kartoteki ubezpieczonego, a data utraty uprawnień dla członka rodziny będzie taka sama jak data wyrejestrowania ubezpieczonego z dokumentu ZUS ZWUA.
16. W jakiej sytuacji użytkownik otrzymuje komunikat o możliwości utworzenia dokumentu ZUS ZWUA dla ubezpieczonego?
Program Płatnik poinformuje użytkownika o możliwości automatycznego utworzenia dokumentów ZUS ZWUA dla niewyrejestrowanych ubezpieczonych i uruchomi opcję tworzenia dokumentów ZUS ZWUA przy następujących operacjach:
– Po utworzenie dokumentu ZUS ZWPA przy jego zamknięciu tj. wybranie na dokumencie ZUS ZWPA w menu Dokument operacji -Zapisz i zamknij lub operacji –Zapisz)
– Po zaimportowaniu dokument ZUS ZWPA przy jego zamknięciu tj. wybranie na dokumencie ZUS ZWPA w menu Dokument operacji -Zapisz i zamknij lub operacji –Zapisz.
17. Tworzony jest dokument ZUA dla nowego ubezpieczonego oraz dokument ZCNA – zgłoszenie członków rodzin. Dlaczego można wysłać dokument ZUA, ale nie można wysłać od razu ZCNA?Dlaczego pojawia się błąd krytyczny (niepotwierdzona kartoteka)?
Program działa zgodnie z dotychczasowymi założeniami. Dla nowo zgłaszanej osoby do ubezpieczeń wymagane jest potwierdzenie kartoteki, a do tego wymagane jest przetworzenie bloku danych identyfikacyjnych. Blok ten jest przetwarzany w ZUS w trybie natychmiastowym. Po pobraniu do programu Płatnik informacji o przetworzeniu ZUA w zakresie bloku danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, możliwe jest przygotowanie dokumentu ZCNA i ewentualnych innych zgłoszeniowych i rozliczeniowych.
18. Co oznacza status kartoteki: „Potwierdzona w ZUS”?
Kartoteka „Potwierdzona w ZUS” jest to kartoteka ubezpieczonego, której dane zostały uzgodnione z danymi ZUS po pobraniu danych z ZUS.
19. Co znaczy, że kartoteka jest „Do potwierdzenia”?
Kartoteka Do potwierdzenia jest to kartoteka ubezpieczonego, której status został zmieniony ze statusu „Niepotwierdzona w ZUS”.
20. Gdzie można znaleźć informację o statusie kartoteki ubezpieczonego?
Dostępne w kartotece statusy ubezpieczonego znajdują się na zakładce Dane identyfikacyjne w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej i mogą przyjmować dwie wartości: „Zgłoszony” lub „Wyrejestrowany”.
Status „Zgłoszony” oznacza, że ubezpieczony jest w czynnym zgłoszeniu i należy za niego w każdym okresie rozliczeniowym wystawiać i przekazywać dokumenty do ZUS. Status Zgłoszony jest ustawiany przy dodawaniu ubezpieczonego do rejestru.
Status „Wyrejestrowany” oznacza, że dany ubezpieczony został wyrejestrowany w ZUS (płatnik przekazał do ZUS dokument wyrejestrowujący z wszystkich ubezpieczeń) i nie należy za niego przygotowywać dokumentów rozliczeniowych.
Zmiana statusu ze „Zgłoszony” na „Wyrejestrowany” lub „Wyrejestrowany” na „Zgłoszony” wykonywana jest podczas pobrania danych z repliki ZUS.
21. Na czym polega pobieranie danych z ZUS?
Pobranie danych płatnika i ubezpieczonych polega na:
– wysłaniu do ZUS informacji o znajdujących się w bazie Programu Płatnik danych płatnika i ubezpieczonych,
– pobraniu odpowiedzi,
– w przypadku nieaktualności danych – wysłaniu żądania dostępu do danych płatnika,
– pobraniu formularza dostępu do danych,
– weryfikacji podpisu elektronicznego złożonego pod formularzem,
– zapoznaniu się przez użytkownika, wnioskującego o dane, z Regulaminem pobierania danych z ZUS,
– uzupełnieniu formularza o informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych Płatnika przekazanych do ZUS (użytkownik uzupełnia tę wartość samodzielnie jedynie w przypadku kiedy Program Płatnik nie pobierze jej automatycznie z bazy danych),
– podpisaniu elektronicznym przez użytkownika programu wnioskującego o dane oświadczenia o prawie dostępu do danych wnioskowanego płatnika,
– wysłaniu do ZUS podpisanego oświadczenia o prawie dostępu do danych,
– pobraniu z ZUS udostępnionych danych płatnika i ubezpieczonych.
22. Do czego służy na ZCNA opcja „Wstaw dane członka rodziny” i kiedy ta opcja jest aktywna?
Opcja „Wstaw dane człona rodziny” jest aktywna przy tworzeniu dokumentu ZUS ZCNA z opcją „Wyrejestrowanie”. Jeśli w kartotece ubezpieczonego znajdują się wpisy o członkach rodziny, to po wybraniu tej opcji można z listy wybrać zgłoszonego wcześniej członka rodziny do wyrejestrowania.
23. Co zrobić, gdy podczas pobierania danych płatnika mam komunikat „Podano niepoprawną wartość uwierzytelniającą. Wprowadź ją ponownie”?
Podczas pobierania danych płatnika z bazy ZUS, użytkownik musi uzupełnić na formularzu „Pobierania danych z ZUS” informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych Płatnika przekazanych już do ZUS. W sytuacji, gdy poda niepoprawne dane program nie pozwoli na pobranie danych. Użytkownik uzupełnia tę wartość samodzielnie jedynie w przypadku, kiedy Program Płatnik nie pobierze jej automatycznie z bazy danych w sytuacji ich braku. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed pobraniem danych przez nieupoważnione osoby.
24. Jakie statusy mogą mieć wysłane dokumenty?
Dokument przesłany do ZUS w postaci elektronicznej może być oznaczony jako:
– oczekujący na przetworzenie – w sytuacji gdy nie posiada błędów uniemożliwiających jego przetworzenie,
– oczekujący na wyjaśnienie – w sytuacji, gdy posiada błędy o statusie poważnym i przed ich wyjaśnieniem nie może być przekazany do przetworzenia,oraz gdy posiada błędy o statusie ostrzeżenia i taki dokument będzie poddany dodatkowej kontroli przez pracownika ZUS, zanim zostanie przekazany do przetworzenia.
Wysłane dokumenty mogą mieć statusy:
– przetworzony – w sytuacji, gdy dokument został przetworzony, a dane z dokumentu zostały przeniesione na konto ubezpieczonego, przy czym dla takiego dokumentu mogły zostać również odnotowane błędy weryfikacji,
– odrzucony – w sytuacji, gdy dokument został odrzucony na etapie przetwarzania dokumentu.
25. Jakie zmiany zostały wprowadzone w mechanizmach wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych?
Począwszy od wersji 9.01.001 Programu Płatnik wprowadzono następujące zmiany w mechanizmach wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych:
1. Blokowanie w określonych sytuacjach wysyłki dokumentów do ZUS.
2. Umożliwienie oznaczenia kolejności przetworzenia dokumentów: wyrejestrowania ZUS ZWUA i zgłoszeń ZUS ZUA/ZUS ZZA m.in. w sytuacji, gdy dokumenty te zostały przygotowane w celu zmiany okresu podlegania lub rodzajów ubezpieczeń.
3. Dodanie funkcjonalności blokowania przekazywania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w tej samej przesyłce.
26. Dlaczego nie mogę edytować danych ubezpieczonego?
Funkcja dostępna tylko dla kartotek, które nie są potwierdzone w ZUS. Dane ubezpieczonych, których kartoteki mają status „Potwierdzona w ZUS” nie mogą być edytowane.
Wszelkie zmiany w kartotekach są wykonywane automatycznie podczas aktualizacji danych na podstawie „bazy danych” ZUS, po wcześniejszym wysłaniu i przetworzeniu odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane ubezpieczonego w ZUS.
27. Pobrałem dane z ZUS, ale nie wszystkie kartoteki ubezpieczonych zostały zaktualizowane. Co może być przyczyną tego?
Zaktualizowane zostaną kartoteki tylko tych ubezpieczonych, którzy:
– są przypisani w ZUS do danego płatnika (tzn. ubezpieczony jest lub był zgłoszony u danego płatnika),
– zostali już wyrejestrowani u danego płatnika, ale od ich wyrejestrowania nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy.
28. Czy program podpowiada użytkownikowi, że w kompletach dokumentów rozliczeniowych korygujących są pozycje raportów, które nie zostały zmienione?
Program zapewnia automatyczne usuwanie niezmienionych pozycji raportów podczas wysyłki do ZUS kompletów korygujących. Ocena, czy pozycja raportu została zmieniona oparta jest na porównaniu z kompletem logicznym pobranym z ZUS (znajdującym się w zakładce „Informacje z ZUS”) i/lub z kolejki dokumentów oczekujących na przetworzenie stanowiących jednocześnie podstawę do wykonania weryfikacji. W tym celu poprzez Narzędzia należy wybrać opcję Usuń powtarzające się pozycje raportów.
29. W kartotece płatnika po pobraniu danych z ZUS mamy pole status aktywności płatnika. Jakie wartości mogą znaleźć się w tym polu?
Statusy aktywności po pobraniu danych w ZUS może przyjmować wartości:
1. A – Aktywne,
2. U – W upadłości,
3. R – Po wyrejestrowaniu, przed zamknięciem,
4. Z – Zamknięte rozliczone do sald zero,
5. N – Zamknięte – nierozliczone,
6. S – Scalone,
7. P – Przejęte,
8. D – Rozscalone,
9. X – Anulowane.
30. Jakie wartości mogą być pobierane do kartoteki płatnika do „Status płatnika (osoby prawnej)?
Podczas pobierania danych z ZUS do kartoteki płatnika są pobierane są dla określonej grupy płatników statusy płatnika (osoby prawnej ). Statusy te mogą być uzupełnione określonymi wartościami:
P – osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
B – jednostka budżetowa,
U – jednostka pozabudżetowa,
S – osoba prawna – sprzeczne dane,
N – status płatnika nieustalony.
31. Jak utworzyć Informację miesięczną dla ubezpieczonego?
Aby utworzyć Informację miesięczną skorzystaj z kreatora Informacje dla osoby ubezpieczonej.
Kreator Informacje dla osoby ubezpieczonej może być wywoływany:
• z kartoteki danego ubezpieczonego
• menu Narzędzia polecenie Twórz dokumenty, następnie polecenie Informacje dla osoby ubezpieczonej.
32. W zestawie jest funkcja „Oznacz kolejność przetwarzania w ZUS”, do czego służy ta funkcja?
Program Płatnik kontroluje łączne przekazywanie pary (lub więcej) dokumentów: zgłoszenie do ubezpieczeń i wyrejestrowanie, z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.
Program Płatnik zgłasza błąd w sytuacji, gdy w zestawie znajduje się dokument ZUS ZWUA i jednocześnie dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu w zestawie lub poza nim istnieje dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA o statusie przetworzenia ‘Wprowadzony’. W tej sytuacji należy wszystkie dokumenty umieścić w zestawie i określić kolejność przetwarzania tych dokumentów uruchamiając w zestawie funkcję „Oznacz kolejność przetwarzania w ZUS”.
33. Co zrobić aby uzyskać szczegółowy raport z aktualizacji danych?
Aby uzyskać szczegółowy raport z aktualizacji danych należy w Ustawieniach przekazu elektronicznego, na zakładce Ustawienia ogólne zaznaczyć 'Generuj szczegółowy raport z pobierania danych z ZUS’.
34. Do czego służy w programie funkcja dostępna w menu Narzędzia -> Twórz dokumenty -> Dokumenty wyrejestrowania ubezpieczonych ZUS ZWUA?
Wybranie w programie funkcji „Twórz dokumenty – Dokumenty wyrejestrowania ubezpieczonych ZUS ZWUA” umożliwia utworzenie dokumentów wyrejestrowania dla wszystkich ubezpieczonych, którzy znajdują się w kartotece płatnika i mają potwierdzone kartoteki z ZUS oraz status zgłoszonych. Warunkiem utworzenia dokumentów ZUS ZWUA dla ubezpieczonych jest to, że w bazie danych znajduje się wprowadzony dokument wyrejestrowania płatnika ZUS ZWPA.
Użycie tej funkcji tworzy również dokumenty ZUS ZCNA dla członków rodzin wyrejestrowywanych ubezpieczonych dla których tworzony jest dokument ZUS ZWUA.
35. Podczas próby aktualizacji danych dla płatnika wystąpił błąd „Nie można założyć blokady na proces aktualizacji. Blokada jest już założona przez 'Administrator’ na komputerze 'PLATNIKTEST’. Dlaczego?
Nie zostało zamknięte okno z kartoteką Płatnika, przed pobieraniem danych należy zamknąć okno kartoteki płatnika.
36. W oknie przebiegu aktualizacji przy danych płatnika widnieje informacja, że Płatnik nie został zidentyfikowany w ZUS ale przy „Statusach przetworzenie dokumentów” jest informacja, że są „aktualne”, dlaczego skoro dane płatnika nie są pobrane?
Statusy przetworzenia dokumentów w ZUS nie były pobierane – bo płatnik dla którego jest wykonane pobieranie danych w ZUS nie miał w bazie żadnych dokumentów o statusie „Oczekujący na przetworzenie” lub „Oczekujący na wyjaśnienie”. Program wykonuje sprawdzenie statusów do pobierania na serwerze tylko w sytuacji, gdy w bazie znajdują się dokumenty, które wymagają pobrania tych statusów.
37. Czy będzie możliwość sporządzenia raportu zerowego – wycofującego w sytuacji gdy ubezpieczony na koncie nie ma zapisu o danym kodzie ubezpieczenia z którym tworzymy raport zerowy?
Jeśli płatnik pobierze z bazy ZUS informacje o swoich ubezpieczonych i jeśli ubezpieczony otrzyma status kartoteki „Potwierdzona w ZUS” i na koncie będzie widniał zapis, że został zgłoszony np. z kodem 011000, to dla tego ubezpieczonego będzie można wykonać raport zerowy dla innego kodu np.011100.
38. Problem dotyczy informacji zwrotnych po wykonaniu funkcji „Aktualizuj komponenty i dane płatnika”. Po wykonaniu tej funkcji dla płatnika zarejestrowanego w ZUS powinna być informacja zwrotna:
1. Komponenty i słowniki programu- aktualne,
2. Dane w rejestrze płatnika – nie dotyczy
3. Statusy przetworzenia – nie dotyczy.
Program zwraca różne komunikaty:
– dla płatnika testowego – dla 1 i 2 błąd pobierania, a dla 3 – aktualne
– dla płatnika rzeczywistego informacja o niezidentyfikowaniu płatnika w ZUS.
Aktualizacja została wykonana, ale nie zostało podpisane żadne oświadczenie, natomiast pojawił się status i informacja o niezidentyfikowaniu płatnika w ZUS. Czemu?
W czasie pobierania danych z bazy ZUS najpierw wykonywane jest sprawdzenie, czy są aktualne komponenty i słowniki. Jeśli dane są aktualne, pojawia się wpis „aktualne”, jeśli mamy nieaktualne na stanowisku, to są pobierane.
Jeżeli przy pobieraniu komponentów pojawi się informacja o błędzie pobierania, to należy z zapoznać się z raportem z pobierania, na którym będzie podana informacja o występującym problemie. Problem może być związany, np. z brakiem aktualnych list CRL lub nieprawidłowym ustawieniu komunikacji z serwerem ZUS.
Podczas pobierania danych płatnika, program Płatnik po poprawnym skomunikowaniu się z serwerem ZUS, wysyła dane o płatniku. Wykonywane jest sprawdzenie czy taki płatnik istnieje w bazie ZUS i jeśli:
• płatnik nie istnieje w bazie ZUS – pojawi się wpis „Płatnik nie został zidentyfikowany w ZUS. Żadne dane płatnika nie zostaną pobrane”, to oznacza, że dane płatnika nie identyfikują się z danymi płatników znajdującymi się w bazie w ZUS, dane identyfikacyjne są niepoprawne lub płatnik taki nie został jeszcze zgłoszony.
• płatnik jest w bazie ZUS – to sprawdzane jest czy może on pobrać dane jeśli:
1. płatnik jest wykluczony z pobierania danych, pojawi się komunikat, że tego płatnika „nie dotyczy” pobieranie danych z ZUS, płatnik ten pracuje bez IPP
2. płatnik może pobierać dane z ZUS (jest w IPP) – jeśli dane w replice są inne niż w bazie, to pojawi się w programie informacja czy „Czy chcesz aktualizować dane?” Jeśli wybierzemy tak, zostanie wyświetlone okno „Pobieranie danych z ZUS” w którym musimy podpisać oświadczenie, które należy wysłać i dopiero wtedy nastąpi pobierane dane z bazy ZUS.
39. Płatnik obecnie pracuje na 2 bazach, w jednej rozlicza pracowników w drugiej świadczeniobiorców. Czy pracując w programie Płatnik i pobierając dane z bazy ZUS, nadal można pracować na 2 bazach danych?
W programie Płatnik począwszy od wersji 9.01.001 istnieje możliwość pobierania danych oddzielnie za pracowników i oddzielnie za świadczeniobiorców, dlatego można a nawet jest wskazana praca na 2 oddzielnych bazach danych.
Należy pamiętać, aby przed pobraniem danych z ZUS, ustawić w Kartotece Płatnika właściwy zakres pobierania danych.
Zakres ten należy ustawić w następujący sposób: w menu Płatnik wybierać funkcję Otwórz; w Kartotece Płatnika na zakładce „Dane identyfikacyjne” w obszarze „Zakres danych pobieranych podczas aktualizacji Kartotek Ubezpieczonych” wybierać właściwą opcję dla naszej bazy danych.
40. Mamy problem z pobraniem metryki za pomocą Programu Płatnik. W raporcie z pobierania pojawia się komunikat. „Połączenie podstawowe zostało zakończone: Wystąpił nieoczekiwany błąd przy odbiorze”. Jaki jest tego powód?
Problem wynikał z niestandardowych nagłówków zastosowanych do wymiany informacji przez aplikację u płatnika . Zbyt długie było pole content type w nagłówku http. Urządzenia Netasq mogą mieć podobne problemy. Urządzenia powinny być ustawione tak aby działały zgodnie ze standardem SOAP 1.2 z rozszerzeniami ustalonym przez organizację W3.
41. Czy przy każdej nowej wysokości stopy procentowej wprowadzonej do ZUS DRA zostanie zaktualizowana kartoteka przy kolejnej aktualizacji czy już podczas wprowadzania tej wartości? A może ręcznie dla takiego płatnika będzie można zaktualizować kartotekę?
Jeśli w kartotece płatnika nie ma podanej stopy na ubezpieczenie wypadkowe a płatnik pobiera dane z bazy ZUS to może wprowadzić podaną przez oddział ZUS stopę na ubezpieczenie wypadkowe do dokumentu ZUS DRA . Po przetworzeniu dokumentu DRA i zapisie stopy wypadkowej do bazy ZUS, przy pobieraniu danych przez płatnika stopa zostanie zmieniona w kartotece na tą zapisaną w bazie ZUS.
42. Podczas „Pobierania komponentów i słowników” otrzymuję informację „odmowa dostępu”. Program jest uruchamiany przez użytkownika z uprawnieniami domyślnymi – użytkownicy. Użytkownik posiada stosowane prawa zapisu/odczytu do lokalizacji sieciowej, gdzie znajduje się plik bazy danych.
Domyślny folder instalacyjny oprogramowania Płatnik ma zmienione uprawnienia na wyższe (zabezpieczenia\użytkownicy domeny) dla użytkowników domeny (zapis / odczyt / kasowanie / modyfikacja). Proszę o informacje, gdzie prawa zostały odmówione użytkownikowi?
Proszę nadać prawa zapisu do podkatalogu:
C:\ProgramData\Asseco Poland SA\Płatnik\Aktualizacja programu
Ewentualnie jak go nie ma, to do katalogu określonego w rejestrze Windows w kluczu 'LokalizacjaAktProg’ w lokalizacji:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Asseco Poland SA\Płatnik\10.01.001\Lokalizacja.
43. Nie mogę zaktualizować danych płatnika. W raporcie z aktualizacji widnieje komunikat „Invalid argument to date encode”. Dlaczego?
Błąd sprawdzania aktualności danych w ZUS występuje dlatego, że okres rozliczeniowy na dokumencie ZUS DRA ma nieprawidłowy format. Okres rozliczeniowy powinien być w formacie <numer mm rrrr>. Proszę otworzyć z listy Dokumenty wprowadzone dokument ZUS DRA z niepoprawnym identyfikatorem i zmienić wartość w polu I.02 na poprawną.
44. Podczas konwersji bazy danych z wersji 9.01.001X do wersji 10.01.001 pojawił się komunikat:
• „Nie udało się podnieść obiektu DokZUSDRA_D: brak
• „Nie udało się podnieść obiektu DokZUSDRA_C: brak.
Z jakiego powodu?
Taki komunikat błędu oznacza brak pamięci do wykonania konwersji dokumentów (najczęściej) DRA, a to z tego względu, że płatnicy w widoku „Dokumenty wprowadzone” niepotrzebnie przechowują niewysłane dokumenty z lat poprzednich, które też podlegają konwersji i w efekcie brakuje miejsca na wykonanie tej operacji. Dlatego zalecane jest, przed wykonaniem konwersji z wersji 9do wersji 10, usunięcie tych dokumentów z widoku „Dokumenty wprowadzone”, tak aby pozostały tam tylko i wyłącznie dokumenty aktualnie przygotowywane do wysyłki do ZUS’u. Dokumenty z lat poprzednich, które nie są aktualne należy zarchiwizować i usunąć.
45. Czy tworząc dokument ZUS ZCNA dla członków rodzin którzy ukończyli 26 lat program uwzględnia stopień niepełnosprawności?
Program Płatnik po pobraniu danych z bazy ZUS proponuje utworzenie dokumentu ZUS ZCNA dla członków rodziny którzy ukończyli 26 lat. Jeśli użytkownik zadecyduje, że chce, aby program utworzył takie dokumenty to program wyszuka znajdujących się w bazie danych zgłoszonych członków rodzin, którzy ukończyli 26 rok życia (będących dzieckiem własnym, dzieckiem małżonka, dzieckiem przysposobionym, wnukiem, dzieckiem obcym, dla którego ustanowiono opiekę, albo dzieckiem obcym w ramach rodziny zastępczej, bez kodu wskazującego na znaczny stopień niepełnosprawności) i utworzy dla nich dokument ZUS ZCNA.
46. Czy można anulować potwierdzenie kartoteki wybranego ubezpieczonego?
Nie można wykonać anulowania potwierdzenia wybranego ubezpieczonego. W programie Płatnik istnieje możliwość anulowania potwierdzenia kartoteki płatnika o statusie „Potwierdzona w ZUS”. Operacja taka powoduje zmianę statusu kartoteki płatnika oraz wszystkich jego ubezpieczonych na „Niepotwierdzona w ZUS” oraz usunięcie dodatkowych danych płatnika i ubezpieczonych dostępnych w ZUS dla kartotek potwierdzonych.
47. Podczas pobierania komponentów i danych płatnika w raporcie z pobierania danych jest informacja: „Pobieranie plików aktualizacji…Unable to connect to the remote server”. Czemu? Program antywirusowy Kaspersky jest odłączony, łącze internetowe w porządku, nie korzystam z serwera proxy ustawienia są poprawne.
Program PŁATNIK nie obsługuje opcji internetowych:
• Automatycznie wykryj ustawienia
• lub Użyj skryptu automatycznej konfiguracji.
Z tego powodu adres serwera proxy powinien być jednoznacznie podany w ustawieniach połącznia z internetem.
Program Płatnik powinien zostać skonfigurowany poprzez jednoznaczne podane adresu i portu serwera proxy. Jednocześnie użytkownik systemowy na którym pracuje program płatnik powinien posiadać uprawnienia do korzystania z tego serwera proxy.
48. Przy aktualizacji komponentów i słowników pojawia się błąd sprawdzania aktualności danych płatnika w ZUS. Błąd wykonania funkcji SprawdzAktualnoscDanych. Błąd połączenia z usługą. Wyjątek wewn.: The remote server returned an error: (407) Proxy Authentication Required. Dlaczego tak się dzieje?
W ustawieniach „Przekazu elektronicznego” na zakładce „Inne” nie wprowadzono dla serwera proxy nazwy użytkownika i hasła. Należy to wykonać, gdyż samo wpisanie adresu i portu dla serwera proxy nie wystarczy. Kod 407 oznacza, że nie określono użytkownika oraz hasła, które pozwala na przejście przez proxy. Nazwę użytkownika i hasło powinni przekazać administratorzy systemu. W przeglądarce Internet Explorer należy wyłączyć użycie skryptów WPAD i konfigurację automatyczną.
49. Przesłane dokumenty ZUS ZIUA otrzymały status przetworzenia w ZUS „Odrzucone”, dlaczego?
Dokumenty mają status przetworzenia w ZUS „Odrzucone”, ponieważ w kontekście płatnika dane są już zmienione na te, które są w bloku aktualne dane na przekazywanym dokumencie ZUS ZIUA. Płatnik wcześniej już wysyłał zmianę danych identyfikacyjnych dla tych ubezpieczonych. Dokumenty ZUS ZIUA są przetwarzane w kontekście danych pochodzących od płatnika. Program Płatnik pobiera do kartotek ubezpieczonych dane identyfikacyjne z danych wzorcowych, które pochodzą z rejestru RUPESEL. Należy poczekać na zmianę danych w rejestrze RUPESEL.
50. Komunikat: Błąd podczas pobierania kontekstu klucza prywatnego do podpisu: Błąd windows : 0x80090019 opis: zestaw kluczy nie jest zdefiniowany. Certyfikat Unizeto. Co to oznacza?
Problem prawdopodobnie związany z niewłaściwą wersją proCertum CardManager zainstalowaną po stronie płatnika. Należy zainstalować najnowszą wersję. Wersja do pobrania ze strony http://www.certum.pl/certum/cert,oferta_proCertum_CardManager.xml. Przyczyną może być również nieprawidłowo podpięty czytnik lub źle włożona do czytnika karta z certyfikatem.
51. Brak możliwości pobrania komponentów. Czemu podczas pobierania plików aktualizacji komunikat „Funkcja 'DajMetryke’ zakończyła się niepowodzeniem?
Problem związany jest z niepoprawną konfiguracją sieciową programu Płatnik. Obecnie do połączenia z siecią internet jest wykorzystywany skrypt automatycznej konfiguracji.
Zgodnie z dokumentacją użytkownika program Płatnik nie odczyta adresu serwera proxy w sytuacji, kiedy sposób dostępu do internetu zostanie ustawiony w Opcjach internetowych na:
• Automatycznie wykryj ustawienia
• lub Użyj skryptu automatycznej konfiguracji
Wymagane jest bezpośrednie wprowadzenie informacji o serwerze proxy.
Komunikacja z ZUS odbywa się pod następującymi adresami :
• www.ewd2.warszawa.zus.pl
• www.ewd2.wroclaw.zus.pl.
52. Co z aktualizacją kartotek ubezpieczonego, jeśli płatnik nie zrobił korekty dokumentów zgłoszeniowych a przesłał do ZUS druk KOA w celu uporządkowania okresów ubezpieczenia bezpośrednio na koncie osoby ubezpieczonej?
Zmiany dokonane na koncie ubezpieczonego przez pracownika ZUS na podstawie dokumentu KOA są pobierane przez program Płatnik podczas operacji aktualizacji danych.
53. Pomimo zaktualizowania danych płatnika i ubezpieczonych, ponowne wywołanie aktualizacji programu i danych płatnika powoduje wyświetlenie komunikatu „Dane płatnika nie są aktualne. Czy chcesz zaktualizować dane?” Co jest przyczyną takiego zachowania programu?
Program próbuje pobrać dane, których brak aktualnie na serwerze ZUS, np. komplety rozliczeniowe. Program pobiera z serwera ZUS komplety rozliczeniowe:
• za okres odpowiadający okresowi wynikającemu z dokumentów wprowadzonych oraz za okres o jeden wcześniejszy – należy sprawdzić jakie dokumenty znajdują się w widoku dokumenty wprowadzone,
• pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: bieżący (tj. zgodny z ustawieniami w Płatniku) oraz poprzedni (o jeden wcześniejszy) – należy sprawdzić jaki okres jest wprowadzony w ustawieniach programu.
54. Co to są komplety rozliczeniowe?
Komplety rozliczeniowe są to dokumenty rozliczeniowe (raporty i deklaracje) za minione okresy, które zostały już przetworzone w ZUS i zostały pobrane do bazy danych płatnika.
Komplety rozliczeniowe głównie służą do weryfikacji i wyliczania deklaracji podczas tworzenie korekty.
55. Na raporcie z pobierania danych komunikat „Nastąpił wyjątek podczas przenoszenia danych płatnika do odpowiednich struktur.
Błąd ładowania danych do bazy danych. Wystąpił błąd podczas wstawiania danych do tabeli: UBEZPIECZONY_ZUS
Nie można otworzyć bazy danych ”. Aplikacja nie rozpoznaje tej bazy danych lub plik jest uszkodzony.” Co jest tego przyczyną?
Problem może wynikać z uszkodzenia bazy danych lub z tego, że do bazy MS Access jest pobierne zbyt dużo danych. Należy ustalić jaki zekres pobierania danych został wybrany w kartotece płatnika. Należy zmniejszyć zakres pobierania danych lub spróbowac pobrać te dane do bazy SQL.
56. Tworzę dokumenty korygujące na podstawie dokumentów wcześniej wysłanych do ZUS. Nic nie zmieniam na raportach imiennych, a pomimo tego weryfikacja deklaracji DRA zwraca komunikaty błędów informujące o błędnej kwocie składek na poszczególne ubezpieczenia. Co może być tego przyczyną?
Jeśli na korygowanych raportach imiennych nie są zmieniane żadne kwoty składek a weryfikacja deklaracji DRA zwraca błędy o błędnych kwotach składek, oznacza to, że jest różnica w wartościach występujących między raportami pobranymi z ZUS (komplety rozliczeniowe w widoku Informacje z ZUS ->Komplety rozliczeniowe) a raportami znajdującymi się w widoku Dokumenty wysłane.
W takiej sytuacji należy uruchomić polecenie „Usuń powtarzające sie pozycje raportu” w korygowanych dokumentach. Jeśli w wyniku zastosowania tej funkcji, program pozostawi nieusunięte pozycje – będzie to oznaczało, że w tych pozycjach występuje różnica między pozycjami raportów pobranymi z ZUS a pozycjami, które wysłał płatnik. tzn, że w tych pozycjach została prawdopodobnie wykonana korekta systemowa składek po stronie ZUS (w trakcie przetwarzania raportów).
Następnie trzeba sprawdzić przykładową pierwszą pozycję: na czym polega różnica między kwotami.
57. Dlaczego przy wysyłce jednego dokumentu ZWUA program po weryfikacji zestawu z dokumentem pokazuje błąd:” Dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZWUA, ZUS ZUA/ZUS ZZA tego samego ubezpieczonego należy przekazywać w jednym zestawie i oznaczyć kolejność ich przetwarzania? Aby oznaczyć kolejność należy w zestawie wybrać polecenie Oznacz kolejność przetworzenia dokumentów w ZUS z menu Narzędzia.
Komunikat informuje, że poza zestawem dokumentów w widoku Dokumenty wprowadzone znajduje się dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA dla jednego z ubezpieczonych, dla których utworzony jest dokument ZUS ZWUA znajdujacy się w tym weryfikowanym zestawie.
Jeśli dokument zgłoszeniowy powinien zostać wysłany, należy dodać go do zestawu dokmentów.
Jeśli nie, należy usunąć wprowadzony dokment ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
58. Czemu podczas pobierania danych z ZUS, po ukazaniu się okna Pobieranie danych z ZUS program wyświetlił komunikat „Wprowdzona liczba wykracza poza przedział 0,00..9999999”?
W systemie Windows należy wybrać w Panelu sterowania opcję Region i język i zmienić symbol dziesiętny z kropki na przecinek.
59. Na potrzeby wykonania korekty dokumentów rozliczeniowych za wcześniejsze lata zamówiłem w ZUS zaległe komplety rozliczeniowe. Po aktualizacji danych płatnika w programie zamówione komplety nie zostały pobrane. Otrzymałem informacje z ZUS, że zamówione komplety zostały już udostępnione. Co może być tego przyczyną?
Aby pobrać zamówione komplety rozliczeniowe, należy przejść do menu Administracja ->Ustawienia programu i na zakładce Ogólne ustawić okres rozliczeniowy zgodny z pobieranym kompletem rozliczeniowym.
Zamówione komplety można również pobrać przy pomocy Kreatora Informacji dla osoby ubezpieczonej. W tym celu należy przejść do menu Narzędzia ->Twórz dokumenty ->Informacje dla osoby ubezpieczonej. W kroku 2/7 kreatora należy zaznaczyć pozycję Wskaż zakres okresów i określić zakres zgodny z zamówionymi kompletami rozliczeniowymi.
60. Jak długo przechowywane są w programie zaległe komplety rozliczeniowe?
Program przechowuje zaległe komplety rozliczeniowe przez 30 dni od momentu ich pobrania. Po tym czasie komplety zostaną automatycznie usunięte.
61. W jaki sposób wykorzystywane są dane z kolejki dokumentów nieprzetworzonych w weryfikacji?
1. Kolejka dokumentów nieprzetworzonych w ZUS umożliwia płatnikowi złożenie poprawnych dokumentów rozliczeniowych bez oczekiwania na wynik przetworzenia wysłanych dokumentów. Dotyczy to sytuacji, gdy w systemie ZUS występują założone konta ubezpieczonych wraz z kontekstami u danego płatnika.
W związku z tym, w przykładowych sytuacjach:
– program Płatnik pozwoli na wysłanie raportu RCA/RZA za ubezpieczonego zidentyfikowanego w systemie ZUS, z kodem tytułu, dla którego nie istnieje w systemie przetworzone zgłoszenie do ubezpieczeń, ale takie zgłoszenie istnieje w kolejce dokumentów nieprzetworzonych,
– program Płatnik wyliczy poprawnie korektę deklaracji ZUS DRA uwzględniając dane z dokumentów rozliczeniowych oczekujących w kolejce do przetworzenia,
– program Płatnik wykona weryfikacje korekt dokumentów rozliczeniowych w oparciu o tymczasowy komplet logiczny uwzględniający dokumenty rozliczeniowe z kolejki dokumentów nieprzetworzonych.
– program Płatnik nie zgłosi błędu „Brak raportu za ubezpieczonego”, w sytuacji gdy w komplecie nie ujęto raportu za ubezpieczonego, dla którego na koncie zgłoszenie jest nadal otwarte, a w kolejce dokumentów nieprzetworzonych znajduje się dokument wyrejestrowujący ZWUA za tego ubezpieczonego z tym kodem tytułu.
2. Weryfikacje w oparciu o dokumenty znajdujące się w kolejce dotyczą płatnika/ubezpieczonego potwierdzonego w ZUS. Nie są natomiast wykonywane dla płatnika/ubezpieczonego, który nie został zidentyfikowany (nie posiada konta w kontekście płatnika, a jego kartoteka posiada status „niepotwierdzona w ZUS”).
W związku z tym, dla płatnika korzystającego z IPP:
– program Płatnik nie pozwoli na wysłanie rozliczenia za ubezpieczonego niezidentyfikowanego w systemie ZUS, z kodem tytułu, który wymaga zgłoszenia, dopóki zgłoszenie to nie przetworzy się i nie spowoduje potwierdzenia kartoteki ubezpieczonego w ZUS,
– program Płatnik uniemożliwi wysłanie dokumentu ZUS ZBA dla płatnika, którego kartoteka jest niepotwierdzona w ZUS,
– program Płatnik nie pozwoli na wysłanie zgłoszenia członka rodziny osoby ubezpieczonej, jeśli zgłoszenie ubezpieczonego nie zostało przetworzone w ZUS i nie spowodowało potwierdzenia jego kartoteki.
3. Weryfikacje dokumentów zgłoszeniowych opierają się wyłącznie na danych pobranych z Repliki, ponieważ reguły nie zastąpią algorytmów przetwarzania danych wykonywanych przez System ZUS, a czas oczekiwania na przetworzenie dokumentów zgłoszeniowych wynosi maksymalnie dobę.
W związku z tym:
– program Płatnik nie pozwoli na wysłanie dokumentu w trybie zmiany/korekty ZUSZUA/ZUSZZA do zgłoszenia, które nie zostało jeszcze przetworzone i oczekuje w kolejce dokumentów nieprzetworzonych.
– program Płatnik nie pozwoli na wyrejestrowanie członka rodziny, którego zgłoszenie oczekuje w kolejce dokumentów nieprzetworzonych dopóki nie zostanie ono przetworzone.
62. Do czego służy funkcja 'Wybierz schemat wyliczeń’ na dokumentach RCA oraz RZA?
Funkcja pozwala na utworzenie raportu imiennego z kodem 30 00, w sytuacji gdy składniki stanowiące podstawę wyliczenia składki wypłacone zostały ubezpieczonemu nie wcześniej niż w miesiącu następnym po ustaniu tytułu ubezpieczeń.
Program PŁATNIK umożliwia wsparcie użytkowników w poprawnym utworzeniu pozycji raportu w przypadku, gdy ubezpieczony został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczeń. W takiej sytuacji rozliczenie na bieżąco powinno nastąpić z kodem tytułu 30 00 (opis kodu: „Osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń).
Przykład:
Jeżeli zobowiązanie stanowiące podstawę wymiaru składek z tytułu zatrudnienia zostanie wypłacone w miesiącu następującym po miesiącu, w którym z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę, to składki wykazuje się w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00. Natomiast w sytuacji, gdy składnik ten zostanie wypłacony w miesiącu, w którym dana osoba z tytułu zatrudnienia podlegała jeszcze ubezpieczeniom, to za osobę tę powinien zostać przekazany imienny raport miesięczny z kodem tytułu 0110.
W okresie do września 2003 możliwe było również używanie kodu 50 00 do przygotowania rozliczenia po ustaniu tytułu. Zatem w przypadku wykonywania korekt raportów, w których wykazywano kod tytułu 50 00 należy nadal używać tego kodu.
63. Jak poprawianie wykonać rozliczenie ubezpieczonego w sytuacji, gdy osoba już nie pracuje (została wyrejestrowana)?
Program PŁATNIK umożliwia wsparcie użytkowników w poprawnym utworzeniu pozycji raportu w przypadku, gdy ubezpieczony został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczeń. W takiej sytuacji rozliczenie na bieżąco powinno nastąpić z kodem tytułu 30 00.
Przed wypełnieniem pozycji raportu z kodem tytułu 3000 należy sprawdzić rodzaje ubezpieczeń, do których osoba ubezpieczona była zgłoszona przed ustaniem tytułu. W tym celu konieczne jest otwarcie Kartoteki ubezpieczonego i przejście na zakładkę Zgłoszenia do ubezpieczeń. Następnie należy utworzyć pozycję imiennego raportu z kodem tytułu 3000 i wypełnić podstawy wymiaru składek zgodnie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń zapisanym w kartotece.
1. Wybierz polecenie Narzędzia/Pokaż kartotekę ubezpieczonego i przejdź na zakładkę Zgłoszenia do ubezpieczeń. Upewnij się, że kod tytułu został wyrejestrowany w okresie wcześniejszym niż okres, za który przygotowujesz rozliczenie.
2. Przejdź do pozycji raportu i wypełnij kod tytułu wartością 30 00 oraz pola podstaw wymiaru składek, zgodnie z rodzajami ubezpieczeń zapisanymi w kartotece ubezpieczonego.
3. Z menu wskaż polecenie Wybierz schemat wyliczeń. Program wyświetli komunikat. Wybierz przycisk OK.
4. Na ekranie pojawi się okno Schematy wyliczeń. W oknie wskaż Kod tytułu z jakim ubezpieczony był zgłoszony oraz miesiąc, w którym został wyrejestrowany. Wybierz przycisk Znajdź schematy.
5. Program wykona sprawdzenie, czy po wyrejestrowaniu podanego kod tytułu może nastąpić rozliczenie z kodem 30 00 i wyświetli listę schematów finansowania, która obowiązuje dla wyrejestrowanego kodu tytułu. Rozliczenie z kodem 30 00 powinno być wykonane zgodnie ze schematem obowiązującym dla wyrejestrowanego kodu tytułu.
6. Po wskazaniu schematu wybierz przycisk OK. Nastąpi wyliczenie wartości składek oraz powrót do pozycji raportu.
7. Zweryfikuj poprawność wprowadzonych danych, klikając przycisk Weryfikuj.
8. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisać utworzony dokument.
64. Chce wykonać korektę raportu RCA i wpisuję kod ubezpieczenia 5000. Dlaczego po wybraniu polecenia Wybierz schemat wyliczeń mam komunikat treści: „Wyliczanie pozycji raportu wg wskazanego schematu wyliczeniowego możliwe jest tylko dla kodu 30000”? Czy nie mogę rozliczyć osoby z kodem 5000?
Obecnie do rozliczenia ubezpieczonych po ustaniu tytułu podstawowego używamy kodu 3000.
W okresie do września 2003 możliwe było zastosowanie kodu 50 00 do przygotowania rozliczenia po ustaniu tytułu ubezpieczeń. Zatem w przypadku wykonywania korekt raportów za zaległe okresy, w których wykazywano kod tytułu 50 00 należy użyć tego kodu tytułu.
Opisy poleceń w menu oraz treści komunikatów zostały przygotowane pod kątem bieżących zasad, tj. rozliczenia z kodem 3000, jednak funkcjonalność programu pozwala na przygotowanie również dokumentu za zaległe okresy z użyciem kodu tytułu 5000.
65. Czy użytkownik programu Płatnik, który będzie miał zaktualizowane komponenty i dane płatnika, będzie mógł tworzyć i weryfikować stworzone dokumenty, jeżeli nie będzie posiadał certyfikatu kwalifikowanego?
W sytuacji, gdy w programie nie będzie zarejestrowanego certyfikatu kwalifikowanego i będą zaktualizowane komponenty oraz dane płatnika, będzie możliwość tworzenia i weryfikacji stworzonych dokumentów. Nie będzie natomiast możliwości wysłania dokumentów do ZUS ani aktualizacji danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS. Będzie jedynie możliwość aktualizacji komponentów programu.
66. Czy tworząc dokument ZUS RCA lub ZUS RZA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 lub 50 00 użytkownik musi korzystać z funkcji 'Wybierz schemat wyliczeń’? Czy może sporządzić dokument bez korzystania z tej funkcji?
W sytuacji, gdy użytkownik ma pewność jaki schemat finansowania składek w danym przypadku ma być zastosowany, może utworzyć dokumenty rozliczeniowe z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 lub 50 00 bez korzystania z funkcji 'Wybierz schemat wyliczeń’. Dla kodów tytułu ubezpieczenia 30 00 i 50 00 istnieje więcej niż jeden sposób wyliczenia składek, w zależności od zasad podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania składek. Dlatego też, aby umożliwić wsparcie użytkowników w poprawnym utworzeniu raportu za wyrejestrowanego już ubezpieczonego, w programie wprowadzona została funkcja 'Wybierz schemat wyliczeń’.
67. Dlaczego nie jest możliwe dokonanie wysyłki zestawu; jego weryfikacja pokazuje brak błędów, każdy sprawdzany odrębnie dokument zweryfikowany jest jako bezbłędny, a na etapie 4 kreatora wysyłki pojawia się informacja „zestaw zwiera błędy uniemożliwiające wysyłkę”?
Jeśli weryfikowany zestaw przed wysyłką nie zwiera błędów, ale w kreatorze wysyłki w kroku 4 jest informacja „Zestaw zwiera błędy uniemożliwiające wysyłkę”, a na raporcie status weryfikacji jest informacja – Błędy krytyczne, wówczas należy:
1. zamknąć kreator wysyłki,
2. w wysłanym zestawie przejść na zakładkę weryfikacja i sprawdzić jakie dokumenty mają błąd krytyczny,
3. wybrać dokumenty z błędem krytycznym i na zakładce weryfikacja sprawdzić opis błędu.
Niektóre błędy pojawiają się na dokumentach dopiero wówczas, gdy zostanie wykonane zapytanie do bazy ZUS. Dzieje się to na przykład przy zgłaszaniu ubezpieczonych, przy wysyłaniu dokumentu ZUA lub ZZA – zgłoszenie.
Podczas wysyłki takiego dokumentu wykonywane jest zapytanie do Rejestru Ubezpieczonych oraz do RU PESEL. Jeśli ubezpieczony nie zostanie zidentyfikowany z tymi rejestrami, wówczas program zatrzymuje się na etapie wysyłki, a w dokumencie pojawia się błąd „Dokument nie może być wysłany, ponieważ dane ubezpieczonego nie zostały zidentyfikowane w ZUS.”
68. Czy z funkcji 'Wybierz schemat wyliczeń’ (dotyczącej kodu 30 00 i 50 00) mogą korzystać również płatnicy, którzy nie pobierają jeszcze danych z kont ubezpieczonych w ZUS?
W sytuacji, gdy płatnik nie pobiera jeszcze danych z ZUS, również może skorzystać z funkcji „Wybierz schemat wyliczeń”, co może pomóc w wyborze właściwego schematu finansowania składek. W takim przypadku, nie zostanie jednak wykonywana weryfikacja, która wykonywana jest w oparciu o dane pobrane z ZUS i zapisane w kartotece ubezpieczonego, w szczególności: 1. czy w kartotece występuje wyrejestrowane zgłoszenie z kodem tytułu, który może być rozliczany po ustaniu tytułu z kodem 30 00,
2. czy zgłoszenie zostało wyrejestrowane w okresie wcześniejszym niż jest sporządzane rozliczenie składek,
3. czy sposób wypełnienia podstaw wymiaru składek jest zgodny z wyrejestrowanym tytułem ubezpieczeń.
69. Firma zmieniła numer rachunku bankowego, chcemy wprowadzić zmianę w kartotece płatnika; chcemy usunąć dotychczasowy numer i wprowadzić nowy. Nie jest to możliwe ponieważ pole nie jest aktywne. Z jakiego powodu?
W przypadku płatnika, który uczestniczy w IPP, numer rachunku bankowego do kartoteki płatnika pobierany jest z konta płatnika w ZUS podczas procesu pobierania danych. Jeśli dotychczasowy numer jest nieaktualny, płatnik musi go wyrejestrować poprzez przekazanie do ZUS dokumentu ZUS ZBA. Nowy numer również musi zgłosić na druku ZUS ZBA. Po przekazaniu dokumentu do ZUS i zapisaniu danych na koncie płatnika, a następnie pobraniu danych z ZUS, dane w kartotece płatnika dotyczące numeru rachunku bankowego zostaną zaktualizowane.
70. Czy program Płatnik weryfikuje kwotę wykazaną w deklaracji w bloku V pole 02 tj. kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego?
Program wylicza/koryguje kwotę wykazaną w ZUS DRA w polu V.02 wówczas gdy:
1. pole jest puste lub
2. wartość podana przez użytkownika jest wyższa od wartości z pola V.01 x 0,1%.
W sytuacjach wymienionych w pkt 1 i 2 weryfikacja dokumentu wykazuje błąd.
Natomiast jeśli wartość wpisana w polu jest niższa bądź równa wartości z pola V.01 x 0,1%, wówczas program nie przelicza kwoty ani nie zgłasza błędu.
71. Jakie zmiany zostały wprowadzone w raporcie z pobrania danych z ZUS?
Wprowadzono zmiany w raporcie tworzonym podczas pobierania i aktualizacji danych z ZUS, w szczególności:
• zrezygnowano z wyświetlania pola „Data początku obowiązywania danych adresowych” oraz informowania o różnicy w danych, która polega jedynie w wielkości znaków (małe/wielkie litery),
• zrezygnowano z wyświetlania informacji dotyczących miesiąca przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (30-krotność). Przy czym program nadal weryfikuje dokumenty pod kątem przekroczenia górnej granicy podstawy na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.
72. Na czym polega zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej na dokumentach?
Rozwiązanie ma na celu ułatwienie przekazywania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS w sytuacji, gdy po ostatnim wyrejestrowaniu z ubezpieczeń nastąpiła zmiana danych identyfikacyjnych i ubezpieczony ponownie zgłaszany jest do ubezpieczeń z nowym nazwiskiem, a program podczas aktualizacji danych pobiera dane sprzed zmiany. W przypadku, gdy ubezpieczony zostaje wyrejestrowany z ubezpieczeń, wówczas każda aktualizacja powoduje pobranie danych identyfikacyjnych obowiązujących na dzień wyrejestrowania. Dopiero ponowne zgłoszenie ubezpieczonego i przetworzenie takiego dokumentu przez system, umożliwia płatnikowi uzyskanie bieżących danych z rejestrów ZUS. Dlatego, w sytuacji gdy ubezpieczony ponownie zgłasza się do ubezpieczeń za pośrednictwem płatnika, powinien równocześnie okazać zmieniony dowód osobisty, na podstawie którego płatnik dokonuje edycji danych identyfikacyjnych bezpośrednio w dokumencie.
73. Przy wypełnianiu jakich dokumentów można wykorzystywać słowniki adresowe?
Począwszy od wersji 10.01.001 programu wprowadzono możliwość wykorzystywania słowników adresowych podczas wypełnienia danych adresowych w dokumentach. Dotyczy to wszystkich dokumentów, w których występują bloki adresowe, tzn. ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZAA, ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, ZUS IWA.
74. Dlaczego po aktualizacji danych, w punkcie >Komponenty i słowniki programu< pojawiła się informacja „zaktualizowano z ostrzeżeniami”?
Informacja ta wskazuje na to, że pojawił się problem z uaktualnieniem słowników. W związku z tym, należy ponownie uruchomić aktualizację.
Jeżeli nadal pojawia się informacja „zaktualizowano z ostrzeżeniami”, zaleca się odinstalowanie i ponowne zainstalowanie programu a następnie wykonanie aktualizacji danych.
75. W trakcie próby pobrania danych płatnika z ZUS, w momencie składania podpisu program wyświetlił komunikat błędu „Błąd: Wystąpił błąd w trakcie składania podpisu.: Wystąpił błąd wewnętrzny”. Co jest tego przyczyną?
Należy sprawdzić, czy została aktywowana karta z certyfikatem kwalifikowanym.
76. W trakcie aktualizacji komponentów programu, w raporcie z aktualizacji pojawił się komunikat błędu: Nie można odnaleźć usługi Aktualizuj PP na komputerze ’.’ Co jest przyczyną komunikatu?
Komunikat błędu oznacza brak uprawnień do uruchomienia usługi systemowej Aktualizacja Programu Płatnik. Błąd ten może pojawić się w sytuacji, gdy praca z programem płatnik odbywa się na komputerze zdalnym przez połączenie terminalowe. Aby poprawnie zaktualizować komponenty, należy zalogować się do programu na komputerze, na którym program jest zainstalowany i wykonać aktualizację komponentów programu.
77. Czy w jednym zestawie można wysłać kilka deklaracji rozliczeniowych z różnymi identyfikatorami?
Wprowadzona zmiana pozwala na wysłanie w jednym zestawie dokumentów kilku deklaracji ZUS DRA, ale tylko wówczas gdy są to deklaracje typu „sam za siebie” i dotyczą tego samego okresu. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy płatnik w trakcie miesiąca zmienia kod tytułu ubezpieczenia, np. za marzec 2015 r. płatnik przekazuje dwie deklaracje:
– 01.03.2015 z kodem 05 10 00
– 40.03.2015 z kodem 05 10 21.
78. Na dokumentach ZUA oraz ZZA w menu Edycja znajduje się funkcja 'Zmień dane ubezpieczonego’. Do czego służy ta opcja?
Funkcja ta ma na celu ułatwienie przekazywania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS w sytuacji, gdy po ostatnim wyrejestrowaniu z ubezpieczeń nastąpiła zmiana danych identyfikacyjnych i ubezpieczony ponownie zgłaszany jest do ubezpieczeń z nowym nazwiskiem, a program podczas aktualizacji danych pobiera dane sprzed zmiany. W przypadku, gdy ubezpieczony zostaje wyrejestrowany z ubezpieczeń, wówczas każda aktualizacja powoduje pobranie danych identyfikacyjnych obowiązujących na dzień wyrejestrowania. Dopiero ponowne zgłoszenie ubezpieczonego i przetworzenie takiego dokumentu przez system, umożliwia płatnikowi uzyskanie bieżących danych z rejestrów ZUS. Dlatego, w sytuacji gdy ubezpieczony ponownie zgłasza się do ubezpieczeń za pośrednictwem płatnika, powinien równocześnie okazać zmieniony dowód osobisty, na podstawie którego płatnik dokonuje edycji danych identyfikacyjnych bezpośrednio w dokumencie.
79. Chcę zgłosić ponownie do ubezpieczeń osobę, która po ustaniu poprzedniego zatrudnienia zmieniła nazwisko. Tworzę w tym celu dokument zgłoszeniowy, jednak nieaktywna jest opcja 'Zmień dane ubezpieczonego’. Co jest tego przyczyną?
Aby na dokumencie zgłoszeniowym była aktywna funkcja 'Zmień dane ubezpieczonego’, musi być zaznaczone pole 'Zgłoszenie do ubezpieczeń’ w przypadku dokumentu ZUA i 'Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego’ w przypadku dokumentu ZZA.
80. Po wprowadzeniu na dokumencie zgłoszeniowym nowych danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń za pomocą opcji 'Zmień dane ubezpieczonego’ i potwierdzeniu dokumentu opcją 'Zapisz i zamknij’, program wyświetlił komunikat „Błąd sprawdzania aktualności danych ubezpieczonego w ZUS.” Co oznacza ten komunikat?
Komunikat ten oznacza, że program nie może połączyć się z rejestrem PESEL w celu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Komunikat ten może się pojawić, np. w sytuacji awarii internetu.
81. Utraciłem bazę archiwalną w której znajdowały się dokumenty rozliczeniowe a muszę wykonać korektę tych dokumentów, jak uzyskać dokumenty do korekty?
Począwszy od wersji 10.01.001 programu Płatnik umożliwiono utworzenie dokumentów korygujących na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS w wyniku aktualizacji danych. Zatem nie ma już konieczności przywracania dokumentów z archiwum, wystarczy pobrać z ZUS raporty wraz z deklaracją na ich podstawie utworzyć pozycje korygujące, a następnie wyliczyć i zweryfikować zbiorczą deklarację.
82. Czemu na raporcie RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 3000xx po wykonaniu operacji „wylicz składki” program umieszcza kwotę składki w pozycji „składki finansowane przez płatnika”, a nie w pozycji „składki finansowane przez ubezpieczonego”?
Aby program poprawnie wykonał wyliczenie dla kodu 300000, należy na RCA skorzystać z polecenia „Wybierz schemat wyliczeń”.
Dla kodu 30000 istnieje kilka schematów wliczania w zależności z jakim kodem wcześniej był rozliczany ubezpieczony.
Przed wybranie polecenia „Wybierz schemat wyliczeń” należy na raporcie wypełnić kod tytułu wartością 30 00 00 oraz pola podstaw wymiaru składek, zgodnie z rodzajami ubezpieczeń zapisanymi w kartotece ubezpieczonego. Następnie w oknie Schematy wyliczeń wskazać kod tytułu, którego dotyczy rozliczenie po ustaniu tytułu oraz podaj okres rozliczeniowy, w którym nastąpiło ustanie tytułu. Program wykona sprawdzenie, czy po wyrejestrowaniu podanego kod tytułu może nastąpić rozliczenie z kodem 30 00 i wyświetli listę schematów finansowania, która obowiązuje dla wyrejestrowanego kodu tytułu. Rozliczenie z kodem 30 00 powinno być wykonane zgodnie ze schematem obowiązującym dla wyrejestrowanego kodu tytułu.
Wyświetlony schemat finansowania pokazuje pełny sposób wyliczenia składek obowiązujący dla kodu tytułu w okresie, w którym przygotowywany jest raport. Jeśli ze zgłoszenia zapisanego w kartotece wynika, że ubezpieczony nie podlegał wszystkim ubezpieczeniom pokazanym w schemacie, wówczas powinno się podać tylko podstawy wymiaru zgodne ze zgłoszeniem, a pozostałe wyzerować. Wówczas po wskazaniu schematu, program wyliczy składki tylko dla tych ubezpieczeń, dla których wypełniono podstawy kwotami większymi od zera, natomiast w pozostałe wyzeruje.
Funkcjonalność ta jest wprowadzona od wersji programu Płatnik 9.01.001 D.
83. Brak możliwości skorygowania wymiaru czasu pracy ubezpieczonego na druku RCA. Dlaczego podczas weryfikacji skorygowanego zestawu pojawia się komunikat „w komplecie korygującym znajdują się powtórzone raporty”? Funkcja „usuń powtarzające się pozycje raportów” usuwa dokument.”
Program zgłasza błąd zgodnie z założeniem dotyczącym weryfikacji kompletów korygujących. Wg reguły weryfikacji powtórzona pozycja występuje wówczas, gdy występują te same
– dane identyfikacyjne
– kod tytułu ubezpieczenia
– informacja o przekroczeniu górnej granicy podstawy
– kwoty wymiaru podstaw i kwoty składek.
Począwszy od wersji programu 10.01.001 korekta tylko wymiaru czasu pracy nie jest weryfikowana jako błędna. Funkcja 'Usuń powtarzające się pozycje raportów’ nie usuwa takiej pozycji raportu.
84. W kartotece płatnika zaznaczyłam opcję „Bez aktualizacji kartotek” jednak przy próbie użycia funkcji „Przekaż do centrali” otrzymuję komunikat, że brak jest nazwy oddziału. Czy konieczne jest wpisanie nazwy?
Poza wybraniem opcji „Bez aktualizacji kartotek” konieczne jest wpisanie nazwy oddziału. W przypadku braku określenia oddziału w kartotece płatnika, funkcja będzie zakończona wyświetleniem komunikatu – „W kartotece płatnika nie wprowadzono nazwy oddziału. Bez określenia nazwy oddziału płatnika nie można przekazać dokumentów do centrali. Czy chcesz teraz wprowadzić nazwę oddziału?” W tej sytuacji, w kartotece płatnika należy uzupełnić nazwę oddziału.
85. Czy istnieje możliwość aby dokumentom, które zostały przekazane do centrali i mają status Historyczny, zmienić status na Wprowadzony?
Istnieje możliwość przywrócenia dokumentów do statusu Wprowadzony, w sytuacji gdy np. centrala zwróci informację, że w dokumentach przekazanych przez oddział weryfikacja w oparciu o pełne dane wykazała błędy. Wówczas pracownicy na poziomie oddziału, przywracając dokumenty do stanu Wprowadzony, będą mogli wykonać poprawki w dokumentach i ponownie przekazać w postaci pliku KEDU do centrali. Dla zestawów Historycznych przekazanych do centrali dostępna jest funkcja Anuluj przekazanie do Centrali. Anulowanie przekazania do centrali powoduje zmianę statusu przetwarzania zestawu Historycznego na Wprowadzony. Statusy dokumentów w zestawie również zostaną zmienione z Historycznego na Wprowadzony.
86. Czy w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w dwóch oddziałach i poszczególne oddziały sporządzą za niego raporty ZUS RCA (z tym samym kodem tytułu), to przy wczytywaniu dokumentów przez centralę w komplecie dokumentów za dany miesiąc będzie jedna pozycja raportu czy dwie?
Dla płatników wielooddziałowych dodatkowo wprowadzono możliwość sumowania pozycji raportów (dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu) z plików pochodzących z różnych oddziałów. W tym celu należy zaznaczyć opcję sumowania raportów. Wówczas dokumenty/bloki jednego typu będą scalane do jednego – wynikowego, a odczytane z nich wartości kwotowe będą sumowane w dokumencie wynikowym.
87. Dlaczego po wpisaniu adresu w bloku adresowym na dokumencie zgłoszeniowym, weryfikacja dokumentu zwraca komunikat błędu: Wartość podana w polu Ulica jest niezgodna ze słownikiem?
Począwszy od wersji 10.01.001 programu Płatnik, istnieje możliwość wyszukania poprawnego adresu w oparciu o dane zgromadzone w słownikach nazw miejscowości, ulic i kodów pocztowych pobierane do weryfikacji z ZUS. Funkcja ta jest dostępna we wszystkich dokumentach, w których występują bloki adresowe. Funkcja ułatwia wypełnienie dokumentu zgłoszeniowego lub kartoteki osoby ubezpieczonej w zakresie danych adresowych.
88. Jak często będzie odbywało się pobieranie danych z ZUS przez Program Płatnika?
Dane z ZUS są pobierane w programie Płatnik:
– przy starcie programu (wg zdefiniowanego w ustawieniach harmonogramu, obecnie aktualizacja jest ustawiona na 30 dni),
– na żądanie użytkownika (po wybraniu polecenia w menu Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika),
– przed wysyłką zestawu (w kreatorze wysyłki dokumentów podczas weryfikacji dokumentów),
– przy tworzeniu Informacji dla ubezpieczonych.
89. Jakie dane potrzebne do weryfikacji są udostępniane płatnikom w Programie Płatnik?
Począwszy od wersji 9.01.001 na potrzeby weryfikacji, udostępniono płatnikom:
a) dane z kont ubezpieczonych bez określonych ram czasowych,
b) przetworzone komplety rozliczeniowe za ostatnie 17 miesięcy.
W sytuacji, gdy występuje konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za okresy wcześniejsze niż graniczne 17 miesięcy, wówczas ZUS na wniosek płatników może udostępnić odpowiednie komplety rozliczeniowe.
90. Czy podczas pobierania aktualizacji w kontekście danego płatnika, pobiera się za każdym razem całość danych płatnika i jego wszystkich ubezpieczonych?
Aktualizacja uruchamiana za pierwszym razem pobiera wszystkie informacje z ZUS dotyczące płatnika i ubezpieczonych. W każdej kolejnej aktualizacji pobierane są tylko uzupełnienia danych tego płatnika i ubezpieczonych.
91. Dlaczego nie mogę utworzyć Informacji Miesięcznej a mam pobrane komplety z ZUS, rozliczam się za pomocą deklaracji ZUS DRA, nie zatrudniam pracowników?
Informacje dla osób ubezpieczonych są tworzone na podstawie raportów imiennych, tj dokumentów ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA. Jeśli płatnik rozlicza się tylko sam za siebie na DRA, nie będzie miał możliwości utworzenia Informacji Miesięcznej.
92. Czy można jednocześnie za „jednym zamachem” pobrać dane z ZUS za wszystkich obsługiwanych płatników (biuro rachunkowe)?
Pobieranie danych za płatnika i ubezpieczonych obywa się w kontekście danego płatnika, dlatego aby pobrać dane, należy być w kontekście danego płatnika.
93. Czemu po pobraniu danych z ZUS ubezpieczony w kartotece posiada nieprawidłowe dane w zakresie:
a. inny kod tytułu ubezpieczenia niż był zgłaszany
b. brak zgłaszanych członków rodzin
c. brak lub błędy w adresach?
Należy sprawdzić, czy zostały przekazane do ZUS poprawne dokumenty. Jeżeli nie – to należy przekazać do ZUS:
– dokument ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia oraz dokument ZUS ZUA/ZUS ZZA z prawidłowym kodem
– dokument ZUS ZCNA,
– dokument ZUS ZUA/ZUS ZZA w trybie zmiany lub korekty.
Szczegółowe informacje zawarte są w poradniku: „Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych” dostępnym na stronie www.zus.pl w zakładce ZUS na skróty/Poradniki, ulotki.
94. Dlaczego został potwierdzony ubezpieczony, który od dawna nie jest zatrudniony u płatnika?
Należy sprawdzić, czy zostało przekazane poprawne wyrejestrowanie. Jeżeli nie – to należy przekazać dokument ZUS ZWUA. Jeżeli tak – należy skontaktować się ze swoim konsultantem lub kontaktując się z COT pod nr telefonu 22 560-16-00 (dla telefonów stacjonarnych i komórkowych, opłata za połączenie jest zgodna z planem taryfikacyjnym danego operatora).
95. W jaki sposób będzie można zamówić komplety rozliczeniowe za okresy wcześniejsze niż 17 miesięcy od bieżącego okresu np. za rok 2010?
W celu zamówienia kompletów rozliczeniowych za wcześniejsze okresy, należy skontaktować się ze swoim konsultantem lub kontaktując się z COT pod nr telefonu 22 560-16-00 (dla telefonów stacjonarnych i komórkowych, opłata za połączenie jest zgodna z planem taryfikacyjnym danego operatora).
96. Po jakim czasie będzie możliwość pobrania kompletu rozliczeniowego zawierającego dokumenty rozliczeniowe ostatnio wysłane?
Komplet rozliczeniowy zwykle będzie dostępny do pobrania nie wcześniej niż 5 dni po przekazaniu dokumentów rozliczeniowych do ZUS.
97. Dlaczego nie można już pobrać wyciągu z CRU w wersji 10.01.001?
Począwszy od wersji 9.01.001 została usunięta możliwość pobierania wyciągów z CRU. Obecna funkcjonalność programu pozwala na pobranie aktualizacji danych płatnika i ubezpieczonych z bazy ZUS, nie ma więc potrzeby pobierania wyciągów aby porównać zawartość kartotek.
98. W otwartej kartotece Płatnika nie można edytować żadnego pola. Dlaczego?
Począwszy od wersji 9.01.001 po pobraniu aktualizacji i danych płatnika nie jest możliwe edytowanie Kartoteki Płatnika, jeśli została ona 'Potwierdzona w ZUS’ o czym komunikuje opis tytułu otwartego okna.
Wyjątek stanowią Dane identyfikacyjne/Informacja o płatniku w zakresie oznaczania check-Box’ów informujących o tym, że:
– płatnik jest zakładem pracy chronionej,
– płatnik jest podmiotem upoważnionym do wysyłki dokumentów w imieniu innych płatników.
Kartoteka potwierdzona w ZUS może być zmieniona jedynie po wystawieniu odpowiedniego dokumentu zgłaszającego taką zmianę w danych płatnika i potwierdzeniu przetworzenia w ZUS.
99. Czemu podczas weryfikacji przygotowanego zestawu do wysyłki pojawia się błąd krytyczny? W zestawie są dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe.
Począwszy od wersji 9.01.001 wprowadzono rozdzielne wysyłanie różnych typów dokumentów. Nie można więc do zestawu z dokumentami rozliczeniowymi dołączać dokumentów zgłoszeniowych. W takich przypadkach program będzie zgłaszał błąd uniemożliwiający wysyłkę zestawu.
100. Czy utworzą się automatycznie dokumenty ZUS ZCNA dla dzieci, które kończą 26 rok życia, pracowników aktualnie zatrudnionych?
Po pobraniu danych z ZUS poprzez operację „Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika” pojawi się komunikat „Czy chcesz by zostali wyszukani członkowie rodzin, którzy ukończyli 26 rok życia i aby zostały dla nich utworzone dokumenty wyrejestrowania?” Jeśli użytkownik wybierze opcje TAK, to program wyszuka znajdujących się w bazie danych zgłoszonych członków rodzin, którzy ukończyli 26 rok życia (będących dzieckiem własnym, dzieckiem małżonka, dzieckiem przysposobionym, wnukiem, dzieckiem obcym, dla którego ustanowiono opiekę, albo dzieckiem obcym w ramach rodziny zastępczej, bez kodu wskazującego na znaczny stopień niepełnosprawności) i utworzy dla nich dokument ZUS ZCNA.
Źródło: www.zus.pl
